Vad är WMS system? En hjälpsam genomgång

För alla företag som har ett lager finns det processer som gör det möjligt att administrera lagerdriften. Från det att varor kommer in, bearbetas, och sedan levereras vidare. Många företag börjar utan speciella system för att uppgradera till ett fullskaligt WMS när behovet uppstår. Därför är det bra för företag med lagerhantering att ställa sig frågan “Vad är ett WMS System?”

Ett lagerhanteringssystem (WMS) är ett systemstöd som hjälper till att kontrollera och hantera den dagliga verksamheten i ett lager. WMS-programvaran sköter lagermottagning och borttagning, optimerar plock och frakt av beställningar. Det är hjärnan i din lagerverksamhet, och är till för att fungera som ett stöd.

 De processer som ett WMS primärt är avsett att styra över är:

  • Mottagning av varor
  • Lagerkontroll
  • Effektivisering
  • Synliggör data för alla
  • Plock och frakt
  • Kundservice

Vad kan ett WMS hjälpa ditt företag med?

Poängen med ett WMS system är att göra arbetet på ditt lager enklare och effektivare. Det hjälper till att automatisera olika processer som ingår i det dagliga arbetet på ett lager som exempelvis mottagning av varor eller orderplockning.

När dessa vardagliga processer automatiseras effektiviseras arbetet i lagret och det gör även att felmarginalen minskar. Det leder även till snabbare orderplock och mer ordning och reda i det vardagliga arbetet.

Ytterligare en funktion ett WMS ska stödja din lagerverksamhet med är att lagra data från de olika processerna och aktiviteterna. Om denna data finns synlig för alla blir det enkelt för vem som helst inom företaget att komma åt informationen och enkelt kunna använda den vid behov.

Det minskar onödigt pappersarbete eller kommunikation i omvägar för att komma åt den information man söker och man kan även vara säker på att det är aktuell data.

En ytterligare effekt av detta är förbättrad kundservice inom företaget då man har bättre koll på vilka produkter som finns tillgängliga. Man kan på ett enkelt sätt ta reda på vad som finns, och när och hur mycket det behöver beställas mer av.

Detta leder även till snabbare och enklare inventeringsrutiner. Ett WMS hjälper även till att lagra information om produkterna i alla olika moment vilket gör att man kan spåra de olika processerna på ett enklare sätt och därmed bemöta kundernas eventuella synpunkter eller frågor på ett bättre sätt.

Denna lagring av information om produkterna kan hjälpa till att förbättra kundnöjdheten i längden, även i andra avseenden.

Exempelvis om man får in mycket reklamationer eller felutskick av en viss produkt kan man snabbt spåra produktens varje steg, från inköp till lagerhantering till leverans, och se till att åtgärda detta innan man hinner leverera till fler kunder.

Vad ett bra WMS system framför allt kan hjälpa ditt företag med är att besvara dina kunders behov och förväntningar i det höga tempo som förväntas av kunder idag.

Effektiviserade processer leder till snabbare leveranstider. Gör din effektiva logistik till en konkurrensfördel helt enkelt!

Är det skillnad mellan ett WMS och ett lagerhanteringssystem?

Svaret är nej, WMS eller Warehouse Management System som det så fint heter är det engelska uttrycket för lagerhanteringssystem.

Dock så finns det skillnader mellan olika typer av WMS system. Olika typer av WMS system kan passa olika bra beroende på vilket typ av lager det handlar om.

Det finns exempelvis en del WMS system som erbjuder voicepicking funktion som talar om för lagerarbetarna vad de ska hämta och vart de kan hitta det. Det kan öka produktiviteten och förenkla arbetet på många stora lager där många olika artiklar ska lagras och plockas.

Lagerarbetaren bekräftar även det som plockas med voicepicking systemet vilket minskar felplockningen avsevärt i många fall.

Olika WMS kan ha olika funktioner vad det gäller logistikplanering, effektivitet, leveranssäkerhet eller spårbarhet.

Ta reda på vad dina kunder värdesätter högst. Är det så snabb leverans som möjligt eller möjligheten att kunna spåra sin beställning i varje steg? Välj ett WMS vars funktioner hjälper dig att bemöta dina kunders behov och önskemål på bästa sätt. 

Läs mer: Wholesale, E-handel och butikshandel med webbaserat affärssystem: 

När vet jag att det är dags att uppgradera från Excel till ett WMS?

Behovet av att uppgradera faller sig ofta naturligt i takt med att verksamheten växer, men när vet jag att det är dags att ta steget och investera i ett WMS?

Märker du att:

  • De logistiska aktiviteterna blir för mycket att hantera?
  • De mänskliga felen blir fler än de borde vara?
  • Det är svårt att få tag i relevant data exakt när du behöver den?
  • Det är svårt att hålla koll på vem som gör vad inom lagerarbetet?

Då är det dags att ta hjälp av ett WMS. När arbetet med att organisera flöden och strukturera upp logistiken tar mer tid än vad det ger, då är det dags att investera i ett WMS för att automatisera de aktiviteter som går och skapa kortare ledtider. 

På många lager jobbar man fortfarande med listor som skrivs ut manuellt från ERP systemet när man plockar och hanterar ordrar, vilket i många fall fungerar.

Dock blir detta arbetssätt snabbt oöverskådligt och ineffektivt. Ju mer av den mänskliga faktorn är inblandad i processerna, desto mer ökar dessutom felmarginalen.

Ett WMS skapar en överblick och fungerar som ett stöd för personalen. Förutom bättre kvalitet på lagerarbetet leder ett lättarbetat WMS också till nöjdare personal vilket i sig också är positivt för företaget.

Hur implementerar man ett WMS?

Det är vanligt att ta hjälp av utomstående konsulter när man ska implementera ett nytt WMS system. Det är i många fall bra att få in opartiska synpunkter samt expertiskunskap om själva systemet vid en ny implementation, dock är det viktigt att inte glömma bort sina egna experter, lagerarbetarna!

De som faktisk arbetar i lagret på en daglig basis har ofta värdefull kompetens som om de vardagliga aktiviteterna som i många fall glöms bort vid den här typen av stora förändringar.

Har man en dialog med lagerarbetarna under både besluts- och implementeringsprocessen kan man tidigt undvika att gå i vanliga fällor inom de olika lagerprocesserna. På så sätt kan man förhindra man sista minuten förändringar eller onödiga korrigeringar i efterhand som kan bli väldigt kostsamma.

När du bestämmer dig för att ta in utomstående konsult-hjälp räcker det inte att de är experter på ditt nya MWS utan de måste också ha en förståelse för din verksamhet.

Det är viktigt att de förstår vilka funktioner som stödjer din verksamhets processer på bästa sätt och ser vilka möjligheter det nya WMS:et genererar.

Det är viktigt att identifiera alla tidstjuvar i processerna inför implementeringen för att sedan utvärdera hur dessa kan reduceras med hjälp av ditt nya WMS.

I början av implementering av ditt nya WMS blir i princip alla lager något ineffektivare. Det är vanligt under en kort inkörningsperiod och något man ska ta med i beräkningarna, både när det gäller planering och budget.

Målet är såklart att denna inkörningsperiod ska bli så kort och smärtfri som möjligt, vilket den blir genom att rekrytera smart och medveten kompetens som kan hjälpa till med din implementering.

När du väljer att investera i ett nytt WMS får du inte glömma bort att det är minst lika viktigt att investera i din personal och dess kunskap om systemet. Avsätt resurser till att utbilda din personal om i takt med implementeringen för att det ska flyta på så smärtfritt som möjligt.

Det finns ingen mening med att investera i ett nytt påkostat WMS om ingen vet hur man använder det.

Läs mer: Öka antalet användare, företag, butiker, valutor, lager mm helt utan begränsning

Hur vet jag vilket WMS som är bäst för mitt företag?

En av de viktigaste aspekterna när du väljer WMS är att det ska vara lätt att integrera med ditt ERP system, något som man brukar referera till som en sömlös integrering.

Information ska kunna flöda felfritt mellan de olika systemen. Är ditt WMS inte fullt ut integrerat med ERP systemet kommer det att lagras dubbel information till viss del vilket kan leda till onödig och tidskrävande lagring och sortering av data men också onödiga missförstånd.

Finns samma information i två olika databaser finns också två svar som är rätt på en fråga. Det händer att dessa inte helt stämmer överens med varandra vilket kan leda till missförstånd och tvetydighet inom företaget.

Anledningen till att du ofta behöver ett WMS utöver ditt ERP system är att de ofta erbjuder bättre och mer specialiserade funktioner för att optimera ditt lagerarbete jämfört med de standardfunktioner många ERP system erbjuder inom området.

Se alla e-handelsplattformar, betalsystem, analyssystem, mailing, retursystem, inköpsoptimering, WMS-system kopplade till BexOnline

När du väljer ett WMS som ska passa ditt företag är det viktigt att ha i åtanke att du ska kunna anpassa systemet efter dina processer och din logistik och inte tvärtom.

Systemet ska fungera som ett stöd för för aktiviteterna och processerna i din verksamhet, inte styra dem helt. Att anpassa arbetet helt efter ett nytt system blir ofta ett väldigt omfattande arbete samt väldigt kostsamt.

Här kan det vara smart att ta hjälp av systemleverantören, fråga om de har arbetat med andra företag som har liknande flöde som er och hur det fungerat att anpassa deras WMS efter detta flöde.

Det är också viktigt att det är enkelt att föra över information från ditt tidigare system om du har arbetat med en annan WMS leverantör tidigare.

Så nyckeln för att hitta rätt system är alltså att det ska vara anpassningsbart, både efter din lagerverksamhet och dina tidigare och nuvarande system.

Efter man implementerat ett nytt WMS ska man inte nöja sig där, det finns alltid processer som kan göras om och optimeras.

Det kan vara bra att sätta ihop en optimeringsgrupp eller utse någon i ledningen som är ansvarig för detta då det annars lätt blir att man bara låter det rulla på för att det fungerar bra.

Dagens WMS uppdateras och optimeras hela tiden och det måste din verksamhet också göra för att hålla sig så effektiv som möjligt!